ارزيابی عملكرد به عنوان يك ارزيابي دوره اي، رسمي و اغلب مكتوب از عملكرد شغلي كاركنان است، كه به منظور دستيابي به اهداف مختلف مورد استفاده قرار مي‌گيرد. شناخت كاركنان ساعی و اعطاي پاداش به آنها، ايجاد انگيزه براي بهبود عملكرد آنان و ساير كاركنان، از جمله علل اصلي ارزيابي عملكرد مي باشد. در گذشته مديران، ارزيابي عملكرد را فقط به منظور كنترل فعالیتهای كاركنان انجام مي‌دادند، در حالي كه امروزه جنبه راهنمايي و ارشادي اين عمل، اهميت بيشتري يافته است. هدف اصلي از ارزيابي عملكرد اين است كه اطلاعات ضروري در باره نيروهاي شاغل در سازمان جمع آوري و در دسترس مديران قرار گيرد تا آنها بتوانند تصميمات بجا و لازم را در جهت بالابردن ارتقاء کمی و کیفی كاركنان اتخاذ نمايند.

     رصد تحقق اهداف سازمانی از طریق سنجش عملکرد و همچنین کارآیی و اثربخشی هر سازمانی از اصول اصلی پویایی سازمان است لذا بر اساس دستورالعمل اجرایی ارزیابی عملکرد کارمندان به شمارة 11942/200 مورخ 22/5/1390 معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رئیس جمهور  و ماده 69 آئین نامه اداری و استخدامی کارکنان غیرهیأت علمی دانشگاه ها و دانشکده های علوم پزشکی و خدمات بهداشتی و درمانی مصوب سال 1391به منظور سنجش میزان تحقق اهداف سازمانی و افزایش بهره وری، عملکرد کارمندان در دوره های مشخص سالانه به صورت منظم و براساس شاخص های عمومی و اختصاصی مورد ارزیابی قرار خواهد گرفت كه نتیجة آن در ارتقاء اثر بخشي، بهره وري، افزايش كيفيت خدمات، پاسخگويي در مقابل عملكرد، رضايت ذينفعان  و برخورداري از مزایا و سایر موارد لحاظ خواهد شد.

    در راستاي اجرای بهینه فرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان، دستورالعمل مزبور به منظور تعیین معیارها و شاخصهاي امتیازدهی تهیه گرديده، تا حتی‌الامکان از اعمال سلیقه های شخصی جلوگیری به عمل آيد و در اين فرآيند شاهد امتیازاتی صحیح تر و منطبق بر واقعیات باشيم، تا با تكيه بر امتيازات مكتسبه، به اهداف سازمانی حاصل از ارزیابی دست یابیم. شيوه نامة تدوين شده، متشكل از بخش هاي تعاريف، سازمان اجرایی، گروه هدف، فرم های ارزیابی و حیطه شمول آنها، فرايند اجرا و مراحل تكميل فرم هاي ارزيابي عملكرد، نتایج حاصل از ارزیابی عملکرد فرد و .......... مي باشد.

عملکرد: چگونگي انجام وظايف و فعاليتها و نتايج حاصل

ارزيابي: فرايند سنجش، ارزش گذاري و قضاوت

دوره ارزيابی: دوره ارزیابی از اول فروردین ماه هر سال تا پایان اسفند همان سال می باشد.

ارزيابي شونده: شامل کلیه کارکنان رسمی، پیمانی، قراردادی( قانون کار،کار معین ...) ، مامورین، طرح خدمت پزشکان و پیراپزشکان  می باشد.

ارزیابی کننده: یا سرپرست بلافصل کارمند مسئولی است که از لحاظ سازمانی حداقل رئیس اداره ، قسمت ، گروه، بخش و عناوین مشابه بوده و مسئولیت ارجاع کار به کارمند و سرپرستی وی را بر عهده دارد.

مدیر واحد (تاییدکننده): بالاترین مقام اجرایی هر واحد سازمانی كه مسئول تاييد نهايي فرم ارزيابي عملكرد كارمندان، پس از بازبيني توسط سرپرست بلافصل آنان مي باشد.

شاخص: مشخصه‌اي كه در  اندازه‌گيري ورودي‌ها، فرايندها، ستانده ها و پيامدها مورد استفاده قرار مي‌گيرد.

موسسه دولتی : واحد سازمانی مشخصی است که به موجب قانون ایجاد شده یا می شود و با داشتن استقلال حقوقی،بخشی از وظایف و اموری را که بر عهده یکی از قوای سه گانه و سایر مراجع قانونی می باشد ،انجام می دهد.

منظور از موسسه در این دستورالعمل کلیه دانشگاههاي علوم پزشکي و خدمات بهداشتي و درماني کشور و موسسات تابع آیین نامه اداری و استخدامی کارکنان غیرهیأت علمی شامل صندوق رفاه دانشجویان و مرکز آموزش و پژوهش طب انتقال خون اطلاق مي گردد.

کميسيون تحول اداری: کمیسیون تحول اداری موسسه  بعنوان عنصر اصلی در حوزه تحول اداری موسسه و بعنوان نهاد مسئوليت سیاست گذاری و برنامه ریزی، هماهنگی و نظارت، پایش و ارزیابی عملکرد در نظام اداری را بر عهده دارد و موظف است با توسعه رویکردها ، روش ها و برنامه های مناسب ساختاری و مدیریتی همگام با سایر عناصر علمی و اجرایی موسسه را در انجام مأموریت ها و دست یابی به اهداف کلان بهداشت و درمان و آموزش پزشکی و سلامت یاری رساند.

وظايف واحدهاي درگير در فرايند مديريت عملکرد عبارتند از:

بالاترين مقام اجرايي موسسه:   مسئول استقرار نظام مديريت عملکرد در دو بعد ارزيابي عملکرد و برنامه ريزي است.

هيات امناء موسسه:   تصويب برنامه راهبردي موسسه را بر عهده دارد. در موسساتي که هيات امنا ندارند اين فعاليت توسط بالاترين مقام اجرايي موسسه انجام مي گيرد.

هيات رئيسه موسسه:    تصويب برنامه عملياتي کليه حوزه ها و واحدهاي تابعه را بر عهده دارد. در موسساتي که هيات رئيسه ندارند اين فعاليت توسط بالاترين مقام اجرايي موسسه انجام مي گيرد.

کميسيون تحول اداري:    مسئول سیاست گذاری، برنامه ریزی، نظارت و ارائه گزارش به حوزه هاي ذيربط از جمله وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکي، ستاد جشنواره شهيد رجايي، استانداري و فرمانداري مي باشد.

واحد تحول اداري:    راهبري فرايند برنامه ريزي راهبردي و عملياتي و پايش پروژه هاي بهبود را بر عهده دارد. دبيرخانه کميسيون تحول اداري موسسه نيز در اين حوزه مستقر خواهد بود.

واحد متولي ارزيابي عملکرد:    در موسساتی كه دفتر ارزيابي عملكرد و پاسخگويي به شكايات ظرفيت‌هاي لازم براي اجرا و پاسخگويي را دارا ‌باشند، اين وظيفه در واحد مذكور و در غير اينصورت تا زمان ايجاد ظرفيت‌هاي لازم با نظر رييس موسسه در واحد تحول اداري يا واحد متناظر(واحد ارزشیابی کارکنان )در معاونت توسعه مدیریت و منابع موسسات انجام خواهد پذيرفت. مسئولیت برنامه ریزی و نظارت بر حسن اجراي فرايند ارزيابي کارکنان بر اساس شاخصهاي تدوين شده در واحدهاي تخصصي موسسه مهمترین وظيفه اين واحد است.همچنین مسئولیت توزیع ،جمع آوری و بررسی فرمهای ارزیابی و تطبیق مستندات ارائه شده با امتیازات اخذ شده توسط کارمند ،استفاده از نتایج ارزیابی در اتخاذ تصمیمات اداری ،پاسخگویی به اعتراضات کارکنان جهت طرح در کمیته پاسخگویی به اعتراضات و همچنین تهيه گزارشات کمي و تحليلي خودارزيابي موسسه با استفاده از گزارشات واحدها جهت ارائه به کميسيون تحول اداري بر عهده اين واحد مي باشد.

کميته پاسخگويی به اعتراضات نتايج ارزيابی کارکنان:  که به منظور رسیدگی به موارد اعتراضی نتایج ارزیابی عملکرد کارکنان تشکیل می‌گردد .اعضای کمیته متشکل از رئیس واحد متولی ارزیابی عملکرد کارکنان یا بالاترین مسئول ارزیابی به عنوان رئیس کمیته و دو نفر عضو کمیته به انتخاب بالاترین مقام اجرایی موسسه می باشد.

مديريت منابع انساني:   اعمال نتایج ارزیابی عملکرد کارمندان در وضعیت خدمتی کارمندان را بر عهده دارد.

معاونتهای تخصصی:  مسئولیت جمع بندی و تایید اولیه شاخص های تدوین شده ارزیابی عملکرد مدیران و کارکنان ، تفکیک شاخص های تدوین شده و ابلاغ به واحد های زیر مجموعه و نیز مسئولیت جمع بندی و ابلاغ نتایج ارزیابی عملکرد به آنها جهت اصلاحات لازم و بهبود عملکرد را بر عهده دارند.

کليه واحدها:   موظف به تهیه برنامه عملیاتی حوزه خود بر مبنای برنامه راهبردی وزارتخانه و موسسه و تدوین شاخصهای ارزیابی عملکرد واحد و کارمندان ، اجرای فرآیند ارزیابی عملکرد و تکمیل فرمهای ارزیابی عملکرد خود می باشند . (امور اداری کلیه واحد های تابعه موسسات مسئولیت اجرای فرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان، تحلیل نتایج ارزیابی و پیشنهاد پروژه های بهبود را نیز بر عهده دارند).

گروه هدف ارزیابی عملکرد شامل کلیه مستخدمین غیر هیات علمی موسسه از جمله کارمندان رسمی ،پیمانی ، قراردادی(کارمعین،کارگری و ...) ، طرح خدمت پزشکان و پیراپزشکان ، مامورین و ... می باشد. شاغلین موسسه که در چهار گروه مدیران پایه ، مدیران میانی، کارکنان و کارکنان پشتیبانی طبقه بندی می شود می بایست فرمهای مربوط به خود را در زمان مقرر تکمیل نمایند.  

مديران مياني

مديران پايه(عملياتي)

كارکنان

کارکنان پشتیبانی

تمامي كاركنان در سطوح مختلف از جمله کارشناس مسئول در اين دسته قرار مي گيرند.

تبصره: کارشناس مسئولانی که ( بدون رئیس اداره یا گروه) مستقیما زیر نظر مدیر یا معاون مدیر عهده دار مسئولیت واحد سازمانی می باشند می بایست فرم ارزیابی مدیران پایه را تکمیل نمایند

کلیه کارکنان با مشاغل خدماتی و پشتیبانی از قبیل ، نظافتچی، آبدارچی، راننده، امور چاپ و تکثیر ،امور آشپزخانه و رستوران ،نگهبانی، باغبانی و امور تاسیساتی و... 

الف- فرم هاي شماره 1-1 و 2-1 مخصوص ارزيابي عملكرد مديران مياني مي باشد.

ب- فرم هاي شماره 1-2 و 2-2 مخصوص ارزيابي عملكرد مدیران پایه (عملیاتی) مي باشد.

ج‌- فرم هاي شماره 1-3 و 2-3 مخصوص ارزيابي عملكرد کارکنان مي باشد.

د-فرم های شماره 1-4 و 2-4 مخصوص ارزیابی عملکرد کارکنان پشتیبانی می باشد.

شاخصهاي ارزيابي عملکرد مديران شامل شاخصهاي عمومي و اختصاصي واحد تحت مديريت و شاخصهاي ديگري از جمله ابتکار و خلاقيت، آموزش و ارتقاء مهارتها و توانمنديهاي شغلي، رفتار شغلي و خدمات برجسته است (فرم هاي 1-1 الي 2-2) و شاخصهاي ارزيابي کارکنان شامل شاخصهاي عملکردي بر اساس شرح وظايف آنان (ازجمله امور جاري و پروژه ها که مطابق ميزان پيشرفت امور جاري و تحقق برآمد پروژه ها ارزيابي مي شود) و شاخصهاي ابتکار و خلاقيت، آموزش و ارتقاء مهارتهاي  شغلي، رفتار شغلي، خدمات برجسته و امتيازات ويژه است (فرم هاي 1-3 و 2-3) و شاخصهای ارزیابی کارکنان پشتیبانی که شامل شاخصهای اختصاصی (کمیت انجام کار،کیفیت انجام کار و دانش مهارتهای شغلی) و شاخصهای عمومی شامل خلاقیت و نوآوری،آموزش، نظم و انضباط اداری، انطباق پذیری و رضایتمندی می باشد .

مجموع امتياز در هر سطح ارزيابي 100 مي‌باشد كه 40 امتياز مربوط به شاخص‌هاي اختصاصي و 60 امتياز مربوط به شاخص‌هاي عمومي است.

تذکر: نکاتی که در تدو

ارزیابی عملکرد

1) هدف اصلی از ارزیابی عملکرد کارکنان را بیان کنید و به طور خلاصه، مورد بحث قرار دهید؟

منظور از ارزیابی عملکرد، فرایندی است که به وسیله آن کار کارکنان در فواصل معین و به طور رسمی، مورد بررسی و سنجش قرار می‌گیرد. هدف نهایی از ارزیابی عملکرد، افزایش کارایی و اثربخشی سازمان است نه توبیخ و تنبه کارکنان ضعیف. در گذشته ارزیابی عملکرد فقط به منظور کنترل کار کارکنان انجام می‌گرفته ولی امروزه جنبه راهنمایی و ارشادی اهمیت بیشتری یافته است.

2) مراحل مختلف فرایند ارزیابی عملکرد را به طور خلاصه شرح دهید؟

1ـ هدف از ارزیابی عملکرد معین شود: ضروری است زیرا به ندرت می‌توان سیستم واحدی برای ارزیابی طراحی نمود که تمام جوانب را در نظر بگیرد. بنابراین باید اهداف ویژه‌ای که سیستم ارزیابی عملکرد برای نیل به آن طراحی و اجرا می‌گردد مشخص شود. بنابراین در اغلب موارد بیش از یک سیستم ارزیابی عملکرد مورد نیاز است.

2ـ برای کارکنان کاملا روشن نمود که در وظایف محول، چه انتظاری از آنها می‌رود: معمولاً به کمک اطلاعاتی که از تجزیه و تحلیل شغل به دست آمده و در شرح شغل منعکس گردیده است. همچنین شاخص‌ها و استانداردهای ارزیابی عملکرد به اطلاع فرد رسانده می‌شود.

3ـ عملکرد واقعی فرد در شغل اندازه‌گیری می‌شود.

4ـ این عملکرد با استانداردهای عملکرد مقایسه می‌گردد.

5ـ نتایج حاصل از این مقایسه با فرد در میان گذاشته می‌شود و تصمیمات مقتضی اتخاذ می‌گردد.

3) روش‌های ارزیابی عملکرد کارکنان را نام برده، ویژگی‌های هر یک را شرح دهید؟

روش‌های مختلفی برای ارزیابی عملکرد کارکنان وجود دارد؛ ولی اینکه کدام روش، مناسب‌ترین روش ارزیابی است به هدف سازمان از ارزیابی کارکنان بستگی دارد. و معمولا ترکیبی از روش‌های مختلف برای ارزیابی کارکنان به کار گرفته می‌شود.

ـ روش مقیاسی: روش مقیاسی یکی از قدیمی‌ترین و متداول‌ترین روش‌ها است در این روش کارکنان بر اساس عوامل معینی درجه‌بندی می‌گردند و یکی از دلایل عمده محبوبیت این روش سادگی و سهولت استفاده از آن است. در این روش ارزیاب که معمولاً رییس مستقیم کارکنان است با استفاده از فرم‌های بخصوصی اقدام به ارزیابی عملکرد آنها می‌نماید. در فرم‌ها فهرستی از صفات و ویژگی‌های که باید مورد سنجش و ارزیابی قرار گیرند درج شده است. مقیاسی که برای ارزیابی عملکرد به کار برده می‌شود به شکل پیوسته یا گسسته است. از ویژگی‌های این روش این است که ابعاد و جنبه‌های مختلف کار را مورد بررسی قرار می‌دهد که بزرگترین امتیاز این روش است. اما ویژگی‌های شخصیتی و صفاتی چون داشتن روحیه همکاری قدرت تشخیص و قدرت قضاوت حالت کیفی داشته و اندازه‌گیری آن به این روش امکان‌پذیر نیست.

ـ عامل سنجی: از روش مقیاسی به طریق دیگری نیز می‌توان برای ارزیابی عملکرد کارکنان استفاده نمود. بدین ترتیب که به جای ارزیابی عملکرد بر اساس صفات و خصوصیات شخصیتی فرد کارآیی او در انجام وظایف و مسئولیت‌های ویژه‌ای که در شغلش دارد ارزیابی می‌گردد که با استفاده از شرح شغل و وظایف محوله ارزیابی انجام می‌پذیرد.

ـ روش ثبت وقایع حساس: عبارت است از ثبت عملکرد و تصمیم‌گیری‌های بسیار خوب و بد حین انجام وظایف است که اگر عمل بخصوصی نقش به سزای در کارآمدی فرد داشته باشد این عمل یک واقعه حساس به شمار می‌آید. با ثبت این وقایع ارزیاب اطلاعات لازم را برای ارزیابی عملکرد در اختیار خواهد داشت. برای اینکار باید ارزیاب کل عملکرد فرد را طی یک دوره کامل ارزیابی نماید مثلاً یک سال که در صورتی که برای افراد زیادی انجام گیرد مشخصا دقت لازم را ندارد.

ـ روش توصیفی: در این روش از ارزیاب خواسته می‌شود تا شرحی درباره چگونگی عملکرد فرد بنویسد. موفقیت این روش به قدرت توصیف و تشریح ارزیاب بستگی پیدا می‌کند از آنجا که دست سرپرست در توصیف عملکرد کارکنان باز است و استاندارد خاصی ندارد ارزیابی بر این اساس کار ساده‌ای نیست.

ـ روش قیاسی: عملکرد فرد با استاندارد از پیش تعیین شده‌ای مقایسه و سنجیده می‌شود. تولید استاندارد بیشتر برای مراکز تولیدی متداول است و به همین دلیل بیشتر برای بازدهی یک کارگر متوسط تحت شرایط عادی کار می‌باشد. از مزایای آن هم عدم دخالت ذهنیت و قضاوت ارزشی است.

ـ روش درجه‌بندی: از ارزیاب خواسته می‌شود تا کارکنان را بر اساس یک معیار کلی از بهترین تا ضعیف‌ترین درجه‌بندی نماید. معمولا تعیین بهترین و بدترین کار ساده‌ای است اما تعیین مابین افراد کار سختی است به خصوص اگر تعداد کارکنان زیاد باشد.

ـ مقایسه دو به دو: نوعی روش درجه‌بندی است که کار مقایسه کارکنان را آسان‌تر می‌نماید. در اینجا عملکرد هر یک از کارکنان با تک تک کارکنان دیگر سنجیده می‌شود.

ـ  توزیع اجباری: مانند روش درجه‌بندی نمونه دیگری از یک روش ارزیابی مقایسه‌ای است که ارزیاب باید عملکرد کارکنان را در گروه‌های خاصی دسته‌بندی نماید.

ـ انتخاب اجباری: ارزیاب باید از میان چند جمله توصیفی درباره کارمند یکی را که فکر می‌کند شرح مناسبی درباره عملکرد باشد انتخاب کند. در مواردی از این شیوه استفاده می‌شود که مشخص گردد در ارزیابی نوع دیگر به شکل نامعقولی کارایی همه در سطح بالایی قرار گرفته پس با استفاده از تعیین خاصی از جملات از این کار جلوگیری می‌کنیم.

ـ روش مقیاسی رفتاری: از دو نظر با روش مقیاسی تفاوت دارد. اولا رئیس باید رفتار مرئوس را در شغل بر اساس مجموعه عواملی بسنجد که به وسیله مطالعه دقیق شغل ارتباط آنها با هم و نقش مهمشان در انجام موثر شغل ثابت شده است. ثانیاً در کنار مقیاسی که برای اندازه‌گیری رفتار درجه‌بندی شده است. استفاده از این روش نگرش مثبتی از ارزیابی به افراد می‌دهد و پایای و روایی بالایی دارد.

ـ ارزیابی بر اساس مدیریت بر مبنای هدف: از جمله اهداف این روش ایجاد رابطه خوب میان رئیس و مرنوس و ایجاد جوی مساعد است که افزایش انگیزه و بالا بردن سطح عملکرد کارکنان را به دنبال دارد.

4) مسائل و مشکلاتی را که معمولاً در ارزیابی عملکرد کارکنان به وجود می‌آید مورد بحث قرار دهید؟

از آنجا که کمتر کسی دوست دارد کارش مورد بررسی و فضاوت دیگران قرار گیرد، صبیعتاً ارزیابی عملکرد کارکنان حساسیت‌های بخصوصی را به وجود می‌آورد. گذشته از این، معمولاً به این قبیل ارزیابی‌ها با سوءظن نگریسته می‌شود؛ چرا که در موارد بسیاری ارزیابی کارکنان، تنها مستمسکی برای تسویه حساب‌های شخصی بوده است. برای جلوگیری از بروز چنین مسائلی، معمولاً قوانین و مقررات بسیاری از سوی دولت و سایر مراجع ذی‌صلاح وضع می‌گردد. این قوانین مسئولان سازمان را ملزم می‌کند روش‌هایی برای ارزیابی کارکنان طراحی کنند که با استفاده از آن نه تنها حق کسی ضایع نشود بلکه مزایایی چون افزایش حقوق یا ترفیع نیز به طور عادلانه میان کارکنان شایسته توزیع گردد. از طرف دیگر جو سازمان به عنوان یک عامل درون سازمانی نیز می‌تواند در عملکرد کارکنان تأثیر مثبت یا منفی داشته باشد. در مجموع بسیاری از روشهای ارزیابی عملکرد کارکنان به دلیل عدم نتایج مطلوب مورد انتقاد قرار می‌گیرد ولی این اشکالات در روش‌ها نیست بلکه ناشی از استفاده غلط از این روشها است. این مشکلات می‌تواند ناشی از استفاده غلط یا عدم مهارت فرد در اجرای این روش‌ها باشد اما مشکلات عمده‌ای که وجود دارد شامل: 1ـ عینیت نداشتن. 2ـ تعمیم دادن صفات توسط ارزیاب. 3ـ سختگیری، تساهل یا محافظه‌کاری، 4ـ  تازگی. 5ـ مقابله کارکنان نسبت به سرپرست یا ارزیاب. 6ـ محاکمه به جای ارزیابی. 7ـ تعصبات شخصی ارزیاب.

5) گفته شد که ارزیابی عملکرد کارکنان همان‌گونه که مسائلی را حل می‌کند، مسائلی را نیز به وجود می‌آورد. در این باره بحث کنید؟

همان گونه که سیستم ارزیابی عملکرد مشکلات زیادی را در سازمان حل می‌نماید اشتباه در ارزیابی عملکرد کارکنان باعث می‌شود تا سیستم ارزیابی سازمان ارزش و اعتبار خود را از دست بدهد پس باید تلاش شود تا روش‌هایی برای ارزیابی عملکرد طراحی شود که یا عاری از اشتباه باشند یا امکان آن را به حداقل برساند زیرا ارزیابی غلط می‌تواند تبعات زیان باری از جمله خوب جلوه دادن وضعیت سازمان یا پایین آمدن بهره‌وری کارکنان سازمان به دلیل نارضایتی از نتایج ارزیابی کارشان باشد در مجموع اجرای  ارزیابی عملکرد نادرست در سازمان می‌تواند تبعات جبران ناپذیری برای سازمان به دنبال داشته باشد که این مشکلات را می‌توان از طریق آموزش مدیران و کارکنان حل نمود.

6) اگر معتقدید که عملکرد کارکنان باید مورد ارزیابی قرار گیرد، دلایل خود را برشمارید؟

سازمان هنگامی می‌تواند موفق و اثربخش باشد که بتواند خود را با محیط پیرامون خود سازگار کند، برای اینکه بتوان موفقیت سازمان را به ارمغان آورد همواره نیاز به چگونگی عملکرد سیستم و سازمان داریم تا مشخص گردد هم افراد بدرستی وظایف خود را انجام می‌دهند و هم این وظایف که برگرفته از هدف اصلی سازمان در مسیر درست خود انجام می‌پذیرد و این مهم اتفاق نمی‌افتد مگر از طریق ارزیابی عملکرد که مسیر راه را مشخص می‌کند و همچنین می‌توان مشخص نمود ضعفها و اشکالات احتمالی از چه جنبه‌ای است و چگونه می‌توان این مشکل را حل نمود. از جنبه‌ای دیگر ارزیابی عملکرد در سازمان فرق میان افراد کوشا و غیر کوشا مشخص‌تر می‌‌شود و همین امر باعث می‌شود از طریق انگیزه برای فعالیت بیشتر هم محیط سازمان مناسب رشد و توسعه گردد هم از طریق برخورد با متخلفان از هرز رفتن منابع سازمان جلوگیری گردد.

7) ارزیابی عملکرد کارکنان باید در چه فواصلی انجام گیرد؟

اگر هدف از ارزیابی، اصلاح معایب و راهنمایی کارمند و کمک به رشد و باروری بیشتر وی است ارزیابی عملکرد به دفعات یا حداقل با فواصل کوتاهی انجام گیرد. در شرایط عادی هر 6 ماه یک بار یا هر سال یکبار انجام می‌شود. به طور کلی زمانبندی ارزیابی عملکرد باید با نتایجی که انتظار می‌رود از آن به دست آید منطبق باشد یعنی اگر نتایج یک کار یکسال بعد مشخص می‌شود غیر منصفانه است که شش ماه یکبار ارزیابی انجام گیرد.

8) انواع ارزیابی را شرح دهید. چه شاخص‌هایی را برای ارزیابی عملکرد کارکنان باید انتخاب نمود؟

در هنگام طراحی سیستم ارزیابی عملکرد باید مشخص شود که سیستم برای ارزیابی فعالیت‌های شغل طراحی می‌شود یا برای ارزیابی نتایجی که باید از این فعالیت‌ها به دست آورد. یعنی شاخص‌هایی که برای ارزیابی عملکرد کارکنان انتخاب می‌شوند، مربوط به فعالیت‌های آنها در شغل است یا مربوط به نتایجی که از این فعالیت‌ها به دست می‌آید. از آنجا که منظور نهایی سازمان، نیل به اهدافی می‌باشد که برای آن به وجود آمده است، هر سیستم ارزیابی‌ای که نتیجه عملکرد کارکنان را معیار اصلی برای ارزیابی قرار دهد از این مزیت برخوردار است که موجبات تشویق برای نیل به اهداف سازمان را فراهم نماید اما مشکل این است که منابع به هدر رفته و ضایعات احتمالی در شغل در ارزیابی منعکس نمی‌گردد و مشکل دیگر این است که علت عدم موفقیت در نیل به هدف مشخص نمی‌باشد. پس می‌توان بزرگترین مزیت معیار قرار دادن فعالیت‌های کارمند برای ارزیابی عملکرد او آگاهی از چگونگی انجام اعمالی است که برای رسیدن به هدف انجام می‌گیرد اما ایراد این شاخص هم این این است که فرد تنها به کارهایی می‌پردازد که موجبات بهتر نشان دادن عملکردش می‌گردد. با توجه به مزایا و معایبی که شرح داده شد روشن است که یک سیستم ارزیابی هنگامی موثر خواهد بود که شامل هر دو معیار باشد. تنها از این طریق می‌توان امیدوار بود سیستمی که برای ارزیابی عملکرد کارکنان طراحی گردیده است هم باعث ایجاد انگیزه بیشتر برای عملکرد بهتر گردد و هم با کمک به کارکنان در کسب مهارت‌های لازم موجبات رشد و پیشرفت آنها را در سازمان فراهم آورد.

9) برای اینکه مصاحبه پایانی از اثربخشی بیشتری برخوردار باشد چه نکاتی را باید رعایت نمود؟

مرسوم است در پایان نتایج ارزیابی عملکرد کارمند به اطلاع او رسانده شود برگزاری این مصاحبه اطلاعاتی را به دست می‌آورد که در برنامه‌ریزی‌ها آتی که برای رشد و پیشرفت کارمند انجام می‌گیرد مثمرثمر باشد. توصیه شده است مصاحبه به گونه‌ای باشد که موارد زیر در آن گنجانده شود.

1ـ نتایج حاصل از عملکرد مرئوس؛

2ـ مشاوره، راهنمایی و همکاری با مرئوس در تعیین اهداف بعدی؛

3ـ ارائه پیشنهاداتی در زمینه چگونگی نیل به اهداف؛

ـ خصوصیات شاخص‌های ارزیابی عملکرد چیست؟

مشاغل، مختلف و متنوع هستند و هر یک ویژگی‌های خاص خود را دارند. از این رو هرگز نمی‌توان مجموعه‌ای از شاخص‌های بخصوصی را تعیین کرد که عمومیت داشته باشند و بتوان از آنها برای ارزیابی عملکرد کارکنان در هر شغلی استفاده نمود. به طور کلی شاخص‌هایی که برای ارزیابی عملکرد به کار برده می‌شوند باید خصوصیاتی داشته باشند که استفاده از آنها دقت، صحت و اثربخشی فرایند ارزیابی را افزایش دهد. این خصوصیات عبارتند از:

ـ بتوان به آن اعتماد کرد؛ یعنی اندازه‌گیری شاخص در زمان‌های متفاوت، کم و بیش نتایج یکسانی را عاید سازد.

ـ تفاوت‌هایی که از نظر عملکرد میان کارکنان وجود دارد تشخیص داده، آنها را از یکدیگر مجزا نماید. بدیهی است که اگر شاخصی قادر به چنین تمایزی نباشد و عملکرد همه کارکنان را به یک شکل و کم بیش در یک سطح ارزیابی نماید، نتایج حاصل کمکی به مدیر در اتخاذ تصمیماتی چون افزایش پرداخت و ترفیع مقام نخواهد کرد.

ـ متصدی شغل قدرت تأثیرگذاری بر آن را داشته باشد. یعنی اگر فرد بخواهد و برای او فرصت و امکانات مناسب وجود داشته باشد، بتواند در جهت بهتر کردن آن بکوشد.

ـ برای کسانی که به بوسیله آن ارزیابی می‌شوند قابل قبول باشد.

ـ سیستم ارزیابی عملکرد هنگامی می‌تواند موثر باشد که از شاخص‌های واقعی که ارتباط مستقیم با شغل دارند استفاده شود.

ـ طرق مختلف انجام ارزیابی عملکرد عبارتند از:

ـ ارزیابی سرپرست مستقیم: ارزیابی مرئوسان به وسیله رئیس مستقیم آنها، متداولترین شیوه ارزیابی است. از ویژگی‌های آن عبارتند از: اولا سرپرست فرد در موقعیتی قرار دارد که به آسانی می‌تواند به طور مستقیم بر رفتار و عملکرد مرئوس خویش نظارت کند. ثانیاً می‌دانیم ک سرپرست یک واحد در سازمان، مسئول اداره آن واحد به طور موثر است و اگر این کار توسط وی انجام نگیرد باعث تضعیف موقعیتش می‌گردد. ثالثاً گفته شد که فرایند ارزیابی عملکرد و فرایند آموزش در سازمان رابطه‌ای بسیار نزدیک و تنگاتنگ دارند و در واقع یکی از وظایف مهم سرپرست تربیت نیروی انسانی است.

ـ ارزیابی رئیس به وسیله مرئوس: مرئوس هر روز شاهد رفتار و کردار و عملکرد رئیس خویش است و به دلیل اجرای تصمیمات و دستوراتش در موقعیتی قرار دارد که می‌تواند درباره کاردانی و اثربخشی او قضاوت درستی داشته باشد. با این روش اولاً مدیر از نیازهای کارکنان آگاه می‌گردد. ثانیاً اطلاعاتی که از نتایج عملکردش به او داده می‌شود به وی کمک می‌کند تا مدیر بهتری شود ولی ایراد این شیوه هم این است که می‌تواند مبنای تصمیمات او به جای کارآیی و اثربخشی، کسب وجهه و محبوبیت در میان کارکنان گردد.

ـ ارزیابی همقطاران از عملکرد یکدیگر: ارزیابی همقطاران از عملکرد هنگامی مطمئن و قابل اعتماد است که اولاً ترکیب گروه همقطاران برای مدت زمانی نسبتاً طولانی به همان شکل باقی مانده، تغییری نکند. ثانیاً وظایفی که اعضای گروه انجام می‌دهند، مرتبط و وابسته به یکدیگر باشد. ثالثاً همقطارانی که عملکرد یکدیگر را ارزیابی می‌نمایند در رقابت مستقیم با یکدیگر برای دریافت همان پاداش‌ها نباشند.

ـ ارزیابی گروهی: ممکن است سازمان به شکلی باشد که با دو یا چند واحد مختلف سازمانی در ارتباط باشد در این موارد معمولا از چند نفر از سرپرستان و مدیرانی که با کارمند و کار او آشنایی دارند دعوت می‌شود تا با تشکیل گروهی عملکرد وی را ارزیابی نمایند. در این روش هر یک از اعضاء ارزیابی را از زاویه تخصص خود بررسی می‌نماید به این صورت کار از زوایای مختلف بررسی می‌گردد. و عیب بزرگ این روش کم بودن نقش و اهمیت سرپرست مستقیم درارزیابی مرئوس است و همچنین گردآوری تعدادی از مدیران گرد هم در گروهی به دلیل مشغله مشکل است.

ـ ارزیابی از طریق خودسنجی: نکته‌ای که تیلور به آن اشاره دارد این است که معمولاً هیچ‌کس به اندازه خود او به جزئیات کار خویش نیست. همچنین اگر معیار ارزیابی برای وی مشخص باشد بهتر از هر کسی می‌تواند عملکرد خود را بسنجد این درحالی است که این روش مناسبی نیست چون به ندرت می‌توان کسی را پیدا کرد که بی‌طرفانه خود را ارزیابی نماید.

از هر کدام از روش‌های ارزیابی می‌توان به صورت مجزا یا ترکیبی استفاده نمود.